Ingångarna till att koppla på POA-funktionen kan vara flera:

• Vårdnadshavare eller spelare kontaktar någon av klubbens två POA-funktioner.
• En tränare i klubben uppmärksammar något och tar kontakt med POA-personerna.
• Vårdnadshavare kontaktar klubbdirektör eller styrelseledamot, som kopplar på POA-funktionen.

När POA-funktionen kopplas in sker alltid följande:

1. Kontakt tas i nära anslutning med vårdnadshavare om att vi blivit informerade att en situation uppstått och att vi önskar höra barnet/ ungdomens berättelse av det inträffade.
2. Ett möte sker med vårdnadshavare och barn/ ungdom för ett samtal där båda POA-personerna deltar. POA-personerna informerar om att samtalet dokumenteras men att personuppgifter avidentifieras. Syftet med dokumentationen är att vi som förening vill lära av det inträffade, i vårt systematiska kvalitetsarbete kring vårt proaktiva arbete kring idrottens värdegrund och Alvik Baskets värderingar.
3. Klubbdirektör kontaktar berörd tränare/ funktion i föreningen för att synliggöra deras bild av det inträffade.
4. Efter de båda samtalen sker en återkoppling till klubbdirektör/ POA-funktion samt ordförande.
5. Återkoppling sker från POA-funktionen till berörda vårdnadshavare samt barn/ungdom. Återkoppling till berörd tränare sker från Klubbchef.